Stundenzettel ausfüllen, unterschreiben lassen, in der Niederlassung vorbeibringen, Urlaubsantrag ausfüllen, unterschreiben lassen, in die Niederlassung bringen … früher war einiges an Papier und Wegen nötig, um die Einsätze unserer Mitarbeiter in der Zeitarbeit zu koordinieren und zu dokumentieren. Welche Extrameile wir bei Tempton in Sachen Digitalisierung gegangen sind, um unseren Kunden und Mitarbeitern eine papierlose und kilometerarme Zusammenarbeit zu ermöglichen, erfahren Sie hier.
Am Anfang war die Idee, und die Idee war diese: „Mit der Digitalisierung unserer Zeitarbeit wollten wir Arbeitsabläufe vereinfachen. Nicht um Stellen abzubauen, sondern, um allen unseren Kollegen mehr Zeit für die Dinge zu verschaffen, die sich nicht digital erledigen lassen; beispielsweise für persönliche Gespräche mit Kunden, Bewerbern und Mitarbeitern in der Zeitarbeit“, beschreibt Johannes Sacht, Chief Digital Officer bei Tempton, eines der Hauptziele der Digitalisierung bei Tempton.
myTempton-App statt Stundenzettel und Urlaubsschein
Deswegen haben Sacht und sein Team 2019 mit der Digitalisierung genau da angesetzt, wo aufwendiger und zeitineffizienter Papierkram besonders viel Zeit gefressen und Ressourcen gebunden hat − eben bei den Stundenzetteln und Co. Sie haben die myTempton-App entwickelt, die die Zusammenarbeit für die internen Mitarbeiter und denen in der Zeitarbeit enorm vereinfacht hat. Durch die Nutzung der myTempton-App können viele wichtige und wiederkehrende Arbeitsprozesse unkompliziert und von überall aus erledigt werden: Stundenerfassung und Stundenfreigabe, Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen, Einsatzdaten … eigentlich alles, was vorher mittels Papiers von A nach B und zurück nach A gebracht werden musste, läuft jetzt über die App und von dort aus auch in andere digitale Verwaltungs- und Ablagesysteme. Johannes Sacht: „Neben der Vereinfachung war der Leitgedanke bei der Digitalisierung unserer Zeitarbeit, dass am Ende alle Prozesse, von der Bewerbung des Mitarbeiters bis zum Austritt und vom ersten Kundenkontakt bis zum Ende der Zusammenarbeit, ineinanderlaufen.“
Tempton Kundenportal – einfach, effizient und transparent
Digitalisierung in der Zeitarbeit betrifft natürlich nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden. Für diese wurde im gleichen Zeitraum ein digitales Serviceportal eingerichtet. Auch hier steht die Vereinfachung an erster Stelle und die beginnt schon damit, dass die Kunden die Vorteile des Serviceportals ohne Einarbeitung sofort nutzen können. Sie brauchen keine Softwareinstallation und können dank einer intuitiven Bedienung gleich loslegen und mit wenigen Klicks die Zeiterfassung ihrer Tempton-Zeitarbeiter vornehmen, Urlaube genehmigen, Rechnungen verwalten. Zudem haben sie alle zeitarbeitsrelevanten Daten der Mitarbeiter sofort auf einen Blick parat.
Johannes Sachts Fazit zu den digitalen Mitarbeiter- und Kunden Services: „Aktuell nutzen 80 % unserer Mitarbeiter in der Zeitarbeit die myTempton-App. Und auch der Anteil der Kundenunternehmen, die das Portal nutzen, wächst stetig. Natürlich begegnen uns hier auch immer wieder Vorbehalte. ʻWerde ich jetzt ständig kontrolliert?ʻ oder auch: ʻWas passiert mit meinen Daten?ʼ, stehen da an erster Stelle. Aber diese Bedenken können wir aus dem Weg räumen, denn unsere Daten sind Audit- und DSGVO-konform gespeichert. Sie unterliegen also unter anderem einem festgelegten Löschungszeitraum und sind für die betroffenen Personen jederzeit transparent. Und spätestens mit der Nutzung der App und des Serviceportals wird allen schnell klar, wie viele Vorteile beides mit sich bringt“, fasst Johannes Sacht die bisherigen Erfahrungen zu den digitalen Mitarbeiter- und Kunden-Services zusammen.
Digitalisierung in der Zeitarbeit überwindet Sprachbarrieren
Eine weitere Vereinfachung, die die Digitalisierung in der Zeitarbeit bei Tempton erreicht hat, ist die Überwindung von Sprachbarrieren. Bei Tempton arbeiten mittlerweile Menschen aus 94 Ländern. Die myTempton-App „spricht“ zwölf Sprachen, sodass auch hier die Kommunikation für alle Seiten deutlich erleichtert wird. Denn auch wenn die Mitarbeiter ausreichend Deutsch sprechen, um am Arbeitsplatz klarzukommen, ist die Schriftsprache hier und da eine Hürde, die durch die Mehrsprachigkeit der App leicht überwunden werden kann.
Blick in die Zukunft: Nutzung von KI für die Zeitarbeit
Natürlich ist die Digitalisierung bei Tempton ein stetiger Prozess und noch längst nicht abgeschlossen. Mit dem Einsatz von KI ergeben sich nun weitere Möglichkeiten, die Zusammenarbeit aller weiter zu vereinfachen, um Zeit für die Dinge zu haben, die auch eine KI nicht erledigen kann. Beispielsweise Zeit, um den Mitarbeiter persönlich zum neuen Einsatzort zu bringen und ihn dort vorzustellen. Doch die KI kann andere Dinge deutlich zeiteffizienter erledigen, wenn ihre Nutzung auf Tempton zugeschnitten wird. So wird die Tempton-KI zukünftig dann beispielsweise Mitarbeiter in der Zeitarbeit im Falle einer Krankmeldung unterstützen können, indem sie sie durch aufkommende Fragen wie: „Was muss ich jetzt tun“ oder „Wem soll ich Bescheid sagen“ leitet und die entsprechenden Informationen individuell zur Verfügung stellt.
Fazit zur Digitalisierung bei Tempton
Weniger Papier, Daten, die sinnvoll zusammenlaufen und verarbeitet werden, keine unnützen Wege – und Mitarbeiter und Kunden, die die Digitalisierung mitgehen, weil sie die Vorteile für sich hautnah spüren, so erleben wir bei Tempton bisher unsere Digitalisierung. Gerade letzteres ist nicht immer gegeben. „Wenn Mitarbeiter Digitalisierung nicht als Vereinfachung, sondern als Verkomplizierung und einschneidenden Eingriff in ihren Arbeitsalltag erleben, wird der Digitalisierungsprozess verlangsamt und ein flächendeckender Service für Kunden und Mitarbeiter ist nicht mehr gegeben“, so Johannes Sacht „aber wir haben es geschafft, alle ins Boot zu holen, eben weil wir nicht alles machen, was digital möglich ist, sondern nur das, was für unsere Tempton-Arbeitswelt sinnvoll ist. Sprich: Wir stellen bei allen unseren digitalen Innovationen die Bedürfnisse unsere Mitarbeiter und Kunden in den Mittelpunkt.“
Mehr zum Thema Digitalisierung bei Tempton gibt’s hier